С 1 сентября 2026 года все транспортные накладные будут оформляться только в электронном виде. Чтобы подписывать такие документы, сотрудникам нужна электронная подпись.

Этап 1. Что нужно сделать:
- Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) на сотрудников, которые будут подписывать транспортные накладные.
- Если документы подписывает не руководитель, оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
- Проверить, чтобы подписи были действующими и не просроченными.
- Определить ответственных сотрудников.

Итог: у вас есть сотрудники с электронной подписью, которые могут официально подписывать ЭТрН.

Этап 2. Подключитесь к оператору электронного документооборота. Обмен транспортными накладными будет проходить через операторов электронного документооборота (ЭДО), с передачей данных в государственную систему.

Что нужно сделать:
- Выбрать оператора ЭДО, который поддерживает электронные транспортные накладные.
- Заключить договор.
- Настроить работу в личном кабинете или интеграцию с вашей учетной системой.
- Провести тестовую отправку и подписание документов.

Итог: вы технически готовы обмениваться электронными транспортными накладными.

Этап 3. Подготовьте сотрудников к работе. Важно, чтобы сотрудники понимали, как теперь будет происходить оформление перевозок.

Что нужно сделать:
- Обучить сотрудников работе в системе ЭДО и мобильных приложениях для подписания.
- Определить внутренний порядок: кто оформляет, кто проверяет, кто подписывает.
- Провести тестовое оформление накладной.
- Убедиться, что ваши контрагенты тоже готовы к электронному обмену.

Итог: компания полностью готова к переходу на электронные транспортные накладные.